(What is SharePoint)

مشخصات عمومی ومزایای اختصاصی
مهمترین مشخصه این سیستم این است که به مدیریت فناوری اطلاعات سازمان این امکان را می دهد تا همه وقت و انرژی خود را صرف طراحی منطقی و اصولی گردش اطلاعات نماید. چرا که جهت طراحی و توسعه کاربرد ها در این سیستم کمتر نیاز است به لایه های پایین تر همچون نوشتن کد وارد شد. مدل سازی سازمان و روند تصمیم گیری در یک سازمان دانش محور و یاد گیرنده بر اساس استاندارد های مطرح انجام شده و چگونگی بکار بردن ابزارهای داده کاوی به منظور استخراج رویکردهای تولید دانش و تصمیم گیری بهتر مطالعه و پیاده سازی شده است. سیستم مورد نظر روی بستره نرم افزاری ۲۰۰۷ SharePoint و با استفاده از تکنولوژی مدیریت جریان های کاری که در این بستره پیش بینی شده است، طراحی و پیاده سازی می شود. محیط عامل سرویس دهنده Server ۲۰۰۳ و سرویس دهنده وب IIS۶ ، پایگاه داده SQL Server ۲۰۰۵ و سکوی برنامه نویسی .Net Framework ۳.۰ می باشد. از آنجایی که WSS ۳.۰ یک محیط پرتال برای سازمان ایجاد می کند، امکانات و مزایای عمومی یک پرتال سازمانی را خواهد داشت.

 قابلیت ایجاد نماهای سفارشی و شخصی سازی برای هر کاربر
 قابلیت محلی سازی و استفاده از چندین ساعت و تاریخ به صورت همزمان
 قابلیت جستجو در همه قسمتها و داخل مستندات
 واحد مرکزی امنیت و کنترل دسترسی کاربران و گروه ها
 امکان راه اندازی و پیکر بندی چندین سرور و سرویس دهی همزمان
 قابلیت اتصال به همه قسمتها به صورت Web Service & RSS
 امکان دسترسی از طریق اینترانت، اینترنت و اکسترانت

سازگاری و ارتباط بسیار پیشرفته با مجموعه نرم افزاری Office
مهمترین مزیت استفاده از SharePoint در یک سازمان سازگاری و ارتباط بسیار پیشرفته این فناوری با مجموعه نرم افزاری Microsoft Office می باشد. این مزیت، موفقیت استفاده از سیستم های طراحی شده در سازمان را تضمین می نماید، چون کاربران عمومی در سازمان شما که نقش نهایی در استفاده از سیستم های ارایه شده توسط سازمان را بازی می کنند، به سهولت از نرم افزار Word برای مکاتبات اداری، از Excel برای گزارشات و سازماندهی اطلاعات و … استفاده می کنند. پس از بخشنامه سازمان مدیریت برای آموزش همگانی ICDL امروزه تقریبا کاربران در سازمان های مختلف برای استفاده از مجموعه نرم افزاری Office مهارت کافی را کسب نموده اند. همانگونه که از عنوان جدید SharePoint ۲۰۰۷ مشخص است، این فناوری به عنوان درگاهی برای استفاده و ارتباط با مجموعه Office مطرح شده است. همچنین امکان مشاهده مستندات Office برای کاربرانی که نرم افزار Office روی رایانه آنها نصب نمی باشد وجود دارد. با استفاده از این امکان و راه اندازی سروری به این منظور، کاربرانی که نرم افزار Office روی رایانه آنها نصب نیست، می توانند محتویات مستندات و نامه ها را به صورت HTML مشاهده کنند.
سازگاری و یکپارچگی با دیگر زیر سیستم ها و نرم افزارهای سازمان
به دلیل استفاده از زیرساخت مناسب و فناوری پرتال، امکان تهیه زیر سیستم های دیگر سازمان، همچنین امکان استفاده از دیگر نرم افزارهای موجود سازمان به صورت اجزایی در داخل پرتال وجود دارد. با استفاده از این تکنولوژی کاربران می توانند از پرتال سازمانی به عنوان مکان واحدی برای استفاده از دیگر سیستم ها به صورت متمرکز استفاده نمایند.
مدیریت اطلاع رسانی سازمان
نرم افزارها و کاربردهایی که با استفاده از زیرساخت SharePoint طراحی و پیاده سازی می شوند، فرایند ارتباط و اطلاع رسانی به کاربران را به خوبی ایجاد می کنند. با استفاده از این امکان کلیه قسمتهای سیستم امکان اطلاع رسانی به کاربران در موارد گوناگونی چون: افزودن یک نامه جدید به کارتابل، تغییر یک جلسه عمومی، ارجاع یک کار و … را به صورت پست الکترونیکی دارد. به عنوان مثال اگر مدیر یک بخش بازبینی و کنترل فعالیت های کارکنان بخش خود را از طریق پرتال سازمان با تاخیر دنبال می کند، می تواند مشخص کند که موارد مهم به صورت نامه های روزانه، هفتگی یا ماهانه برای او ارسال شود.
امنیت
شناخته ترین فناوری برای تضمین امنیت برای تبادل اطلاعات، امضای الکترونیکی مستندات و اطمینان از صحت محتویات، فناوری PKI می باشد. این فناوری در حد استانداردهای جهانی پذیرفته شده است و تقریبا همه بانکها و مراکز تجاری از آن برای پرداخت های الکترونیکی استفاده می کنند. فناوری SharePoint به صورت کاملا زیربنایی از این فناوری استفاده می کند. پیاده سازی فناوری PKI و استفاده از آن در سیستم های نرم افزاری تحت SharePoint، برقراری ارتباط SSL ، امضای الکترونیکی نامه ها و راه اندازی CA از تجارب عملیاتی ما در سازمانهای مختلف می باشد.
فناوری های امنیتی دیگری که توسط SharePoint پشتیبانی می شوند عبارتند از:
 تعریف سطوح مختلف امنیت با معماری بسیار پیشرفته برای تعریف کاربران و گروه ها
 قابلیت ارتباط با Anti Virus سازمان به منظور کنترل فایل ها هنگام بارگزاری یا بارگیری آنها
 قابلیت راه اندازی در محیط بی سیم با پرتکل امنیتی ۸۰۲.۱x
 قابلیت بکارگیری از فناوری های پیشرفته ای چون: کارت هوشمند، اثر انگشت و …
 مدیریت حقوق دسترسی به اطلاعات برای مستندات
مقیاس پذیری و قابلیت توسعه
معماری توسعه پذیر و قابلیت تقسیم بار در زیر ساخت نرم افزاری SharePoint به خوبی حمایت می شود. استفاده از سیستم می تواند از نصب روی یک سرور شروع شود و همزمان با گسترش استفاده کاربران و بالا رفتن حجم اطلاعات، زیر ساخت نرم افزار می تواند روی یک پارک سرور بزرگ گسترده شود. توسعه سیستم در شرایط زیر انجام می شود.
 با افزایش حجم اطلاعات و استفاده کاربران، سرور پایگاه داده از سرویس دهنده وب مستقل می شود

 با افزایش حجم دسترسی کاربران، برای پاسخگویی مناسب تر، تعداد سرویس دهندگان وب افزایش خواهند یافت

 با افزایش بیشتر حجم داده های ذخیره شده، سرور های بیشتری برای پایگاه داده اختصاص داده می شود و ذخیره سازی اطلاعات به منظور سرعت دسترسی و قابلیت بازیابی اطلاعات بین سرور های پایگاه داده تقسیم خواهد شد.

 با افزایش حجم داده ها، و تعداد کاربران، سرور های مجزایی برای ایندکس سازی و جستجوی اطلاعات در نظر گرفته می شود. تصویر زیر یک پارک سرور وسیع با سرور های موازی برای سرویس دهی وب، سرور های اختصاصی برای جستجو، و سرور های همزمان برای ذخیره سازی حجم وسیعی از اطلاعات را نشان می دهد.

استفاده از زیر ساخت مدیریت جریان‌های کاری در ویندوز
فناوری SharePoint ۲۰۰۷ از یک Workflow Engine بسیار جامع که در .Net Framework ۳ ارایه شده است استفاده می‌کند. این فناوری به صورت یکپارچه در Windows Vista و Office ۲۰۰۷ نیز پشتیبانی می‌شود. بنابراین ما از یک فناوری مدیریت گردش کار سازگار در محیط رومیزی کارمندان بهره می گیریم. محتویات ذخیره شده در لیست‌های SharePoint شامل مستندات و فرم‌های اداری توسط این فناوری در داخل سازمان به گردش در خواهند آمد. گردش جریان های کاری به صورت سری یا موازی که تقریبا کلیه فرایند های سازمانی را شامل می شوند، در این محیط قابل اجرا می‌باشد . فرایند هایی چون: مکاتبات اداری، تایید و انتشار محتویات وب، مسیریابی مستندات و امضای دیجیتال آنها، رویه ارجاع و پیجویی کارها، مرخصی کارکنان، سفارش فروش، درخواست خدمات و کالا و … در این محیط قابل پیاده سازی می باشد.
مدیریت پیشرفته مستندات
یکی از برترین امکانات SharePoint و در واقع نخستین کاربرد این فناوری مدیریت مستندات، کارگروهی و دسترسی مشترک به مستندات می باشد. بنابراین محیطی بسیار مناسب برای پیاده سازی سیستم های بایگانی و نگهداری اطلاعات الکترونیکی با مقیاس بسیار وسیع، می باشد. برخی توانایی های اولیه مدیریت مستندات در این فناوری عبارتند از:
 دو سطح بازیافت محتویات
 نسخه برداری در دو سطح اصلی و فرعی
 قابلیت تحویل گرفتن و تحویل دادن مستندات
 امکان تعیین لایه های امنیتی در سطح مستندات و مخازن

تعریف ساختار سازمانی در قالب سایت ها و زیر سایت ها
واحدهای مختلف سازمان پس از تحلیل و بررسی شناسایی شده و در قالب سرورهای مجازی، سایتها و زیر سایتها به روش بهینه طراحی و پیاده سازی خواهد شد. سپس کاربران، مدیران و نگهدارندگان سیستم به درخت واره سازمانی اختصاص خواهند یافت. به این ترتیب علاوه بر یکپارچگی و ارتباط قسمتهای مختلف سیستم، تفکیک پذیری و مدیریت توضیعی سیستم نیز منظورخواهد شد.

لازم به توضیح است که یکی از مدرن ترین شیوه های شناخته شده پیاده سازی اینگونه سیستم ها، قابلیت S.O.S.S ( سیستم و کاربران آن بتواند به صورت هماهنگ سیستم را نظم دهی و بهینه سازی کنند ) می باشد. فناوری SharePoint در صورت شناخت صحیح و پیاده سازی مناسب، این ویژگی را برای سازمان تضمین می کند.
قابلیت پشتیبان گیری
علاوه بر امکان ذخیره سازی و بازیافت محتویات در سمت پایگاه داده که در سیستمهای دیگر رایج است، معماری بسیار مناسبی برای مدیریت و زمانبندی پشتیبان گیری در SharePoint پیش بینی شده است. شما می توانید کل پارک سرور، سرور های خاص، یک مجموعه سایت، یک سایت، یک زیر سایت و یا حتی یک لیست مشخص در یک سایت را ذخیره سازی کنید و به سرور یا سایت دیگری منتقل کنید.
نمایش وضعیت حضور و ارتباط محاوره ای
به دلیل سازگاری و ارتباط زیرساخت نرم‌افزای با Live Communication امکان مشاهده وضعیت حضور کاربران در قسمت‌های مختلف سایت وجود دارد. همچنین در صورت online بودن یک کاربر امکان برقراری تماس محاوره ای و چند رسانه ای Chat & Video Conferencing با کاربران حاضر وجود دارد. برای برقراری این ارتباط زنده نیاز به هیچ نرم‌افزار نصب شده در سمت کاربر نمی‌باشد چرا که از نرم‌افزار آماده Windows Messenger که بر روی همه ویندوزهای مورد استفاده کاربران نصب می‌باشد به این منظور استفاده می‌شود. همچنین یک Web AJAX Client در این فناوری پیش‌بینی شده است که در صورتی که سیستم کاربر غیر از ویندوز باشد یا به هر دلیل امکان اجرای پیغام گیر ویندوز وجود نداشته باشد، این AJAX Client در قالب یک صفحه وب سرویس‌دهی خواهد نمود. همچنین این فناوری قابل سفارشی‌سازی و ارتباط با دیگر کاربردهای سازمان برای محیط های تجاری و تحقیقاتی می‌باشد و نرم‌افزار رایگان Office Communicator به این منظور طراحی شده است.

• ارائه محصولات رایگان، بعضا با سورس باز
• امکان دریافت نسخه های Express محصولات پر طرفدار
• نسخه های موفق ویندوز (XP , Windows 2003)
  

باعث بازگشت دوباره امید به ذینفعان این شرکت بزرگ و صاحب نام شد.
اکنون تمرکز ماکروسافت بر پوشش کامل نیاز های نرم افزاری مشتریان خود است.در دو سال اخیر این شرکت سعی کرده مشتریانش را به سمت استفاده نکردن از ابزارهای جانبی مدیریت ، پشتیبانی و اطلاع رسانی هدایت نماید. یکی از این محصولات سیستمهای مدیریت محتوای الکترونیکی است که آخرین نسل آن تحت نام Sharepoint در نسخه های مختلف ارائه شده و با استقبال چشم گیری روبرو شده است.
 

اما چرا شیرپوینت؟

• ویژگی های Sharepoint را می توان اینگونه برشمرد:
• امکان استفاده از نسخه رایگان Sharepoint در ابعاد درون سازمانی
• یکپارچگی با کلیه محصولات شرکت مایکروسافت نظیر Office و سرویس دهنده های مرسوم
• پشتیبانی کامل از محیط چند زبانی
• سازگاری پیشرفته با نرم افزارهای Office برای تبادل داده ها
• یکپارچگی با Active Directory
• سیستم کامل ارتباط کاربران با استفاده از محصولات MS Exchange و MS Live Communication Server
• بهره گیری از MS SQL 2005 بعنوان بانک اطلاعاتی
• سادگی و یکسانی در مدیریت و کاربری پرتال برای کاربران غیر حرفه ای
• استفاده از موتور جستجوی بسیار قوی محصول ماکروسافت
• یکپارچگی با فایل سیستم قوی ویندوز برای پیاده سازی آرشیو  اسناد الکترونیکی
•  امکان ایجاد و مدیریت بسیار ساده بانکهای اطلاعاتی
• بهره گیری از موتور گردش کار بسیار قوی ویندوز محصول ماکروسافت 

و…

آیا Sharepoint مناسب نیازهای سازمان ما هست؟
کاربرد های شیرپوینت (Sharepoint) در سازمانهای ما می تواند یک یا ترکیبی از موارد زیر باشد:

• آرشیو الکترونیکی مستندات  – ساده ، امن با قابلیت شگفت انگیز جستجو در محتویات درون فایلها
• ایجاد و مدیریت بانکهای اطلاعاتی – ساده ، سریع و مطمئن
• پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی در یک محیط یکپارچه نظیر:
  1. سیستم مدیریت منابع انسانی
  2. سیستم مدیریت پروژه
  3. سیستم مدیریت آموزش
  4. سیستم مدیریت تحقیقات و پژوهش
  5. سیستم مدیریت اسناد و مکاتبات
  6. و هزاران نیاز اطلاعاتی دیگر
• پرتالهای اطلاع رسانی – مدیریت محتوای اطلاعاتی تحت وب
• محیط یکپارچه اطلاعاتی تحت وب –اینترانت

ویژگی های برتر

• قابلیت پیاده سازی گردشهای کاری روی منابع اطلاعاتی
• امکان افزودن انواع مختلف متا دیتا (Metadata) به مستندات به منظور دسته بندی و موضوع بندی اطلاعات
• نگهداری نسخه های تغییر اطلاعات و فایلها و تفاوت هر نسخه
• مدیریت دسترسی روی بانکهای اطلاعاتی، سایت ها ،لیست ها (حتی روی هر رکورد) و مخزنهای اسناد
• قابلیت جستجوی اطلاعات در سایتها لیستها و مخازن اسناد به صورت تک به تک و یکپارچه
• قابلیت کپی کردن سریع فایلها از طریق Windows Explorer
• ثبت تاریخچه تغییرات و مشخصات تغییر دهنده
• قابلیت کنترل تحویل گرفتن و تحویل دادن مستندات
• بنابراین برای پیاده سازی فرایندهای سیستمی سازمانی هیچ محدودیتی وجود نخواهد داشت

پیشنهاد
اگر هنوز در مورد پوشش کامل نیازهای سیستمی خود تردید دارید یا نیاز به بررسی بیشتری دارید با MPICO تماس بگیرید تا در جلسات حضوری نمایش سیستم و آموزش کاربرد های Sharepoint در خدمت شما باشیم.
�
�منبع : سایت رسمی شیرپوینت فارسی www.mpico.ir