ویژگی ها و توانمندیها

امکان افزودن انواع متادیتا به فایلها جهت جستجو
در یک آرشیو الکترونیکی، برای دسته بندی اطلاعات به اطلاعاتی فرا تر از نام و دسترسی فایلها  و فولدر ها نیاز است این اطلاعات میتواند تاریخ ، شخص پیگیر، دسته یا طبقه، شخص ایجاد کننده ، واحد اداری مربوطه و … باشد که  امکان دسته یندی های متوع  این اطلاعات را فراهم می آورد و در شرایطی که فایلها از نظر نوع خود فاقد محتوای قابل جستجو هستند (مانند فایلهای تصویری) این اطلاعات به دستیابی به این فایل با جستجودر سیستم  کمک میکند.•
  ¼br />  امکان دسته  بندی اطلاعات بصورت یک آرشیوالکترونیکی اسناد
این ویژگی امکان ساختن نماهای متنوع از دسته بندی اطلاعات آرشیو را برای دستیابی ساده تر به اطلاعات فراهم میآورد•
 امکان جستجو روی اکثر فایلهای متنی و همه فایلهایOffice
 امکان جستجوی روی محتوای فایلهای متنی بخصوص فایلهای مجموعه MS Office 2007 این سیستم را قدرتمند تر از سایر سیستمهای مشابه مینمایند.
امکان استفاده از فناوری DRM برای مدیریت نشر
استفاده از این فناوری امکان مدیریت صحیح و پیشرفته بر محتوای هر Doclib را فراهم می آورد. از مهمترین پیش نیازهای تشکیل یک کتابخانه یا آرشیو دیجیتال حق نسخ برداری یاCopyright است که معمولا در ایران نادیده گرفته شده و عامل بازدارنده توسعه اینگونه آرشیوهاست. بطوریکه تعریف کتابخانه دیجیتال در برخی از موارد تغییر یافته و صرفا به نگهداری اطلاعات کتابشناسی در یک بانک اطلاعاتی اکتفا شده است.استفاده از این فناوری اجازه میدهد تا محتوای قرارداده شده دارای حق نسخه برداری مشخصی شده و توسط یک سیستم محافظت شود.با این شیوه مدیر سیستم قادر است برداشت ، چاپ، نسخه برداری، جستجو و مشاهده محتوای Doclib را سفارشی نماید و این اطمینان را به ناشر الکترونیکی بدهد که سیستم قادر به محافظت از محتوای ارائه شده است.مدیریت سطوح  دسترسی ، رمزنگاری محتوا و رمزنگاری محتوا هنگام دریافت توسط کاربر از خصوصیات این سیستم است. .
امکان تعریف گردشهای کاری روی هریک از آیتم ها
همانطور که در لیستهای SharePoint امکان تعریف و بهره گیری از گردشهای کاری وجود دارد، در Doclib  ها نیز این امکان فراهم شده تا با ورود یا تغییر هر آیتم بتوان بخشی یا مجموعه ای از یک گردش کاری را به کار انداخت.این روش امکان ایجاد گردشهای کاری برای اتوماسیون فرآیندهای بزرگ وکوچک سازمانی را در اختیار قرار می دهد.•      ¼br /> امکان جابجایی ساده
Copy/Paste کردن یا کپی کردن به روش Drag Drop برای انتقال یا نسخه برداری از فایلها و فولدر ها روش متداولی است.این ابزار جذاب به کاربران سیستم کمک میکند تا نگران پیچیدگی ورود اطلاعات یا انتقال اطلاعات قبلی خود به SharePoint نبوده و آنان را قادر میسازد که با همان روش های مرسوم پیشین انتقال یا به اشتراک گذاشتن (Sharing) اطلاعات را انجام دهند. .¼br /> امکان نگهداری نسخ یا نسخه بندی (Versioning)
نگهداری نسخهای ویرایش شده اسناد و ثبت تغییرات هر یک از آیتم ها با ذکر ویرایشگر و زمان ویرایش امکان مدیریت متمرکز بر اطلاعات را فراهم می آورد.کترل کننده نسخه ها نیز از امکانات اصلی یک  Document Library قدرتمند و کامل است. که به کاربران سیستم این اطمینان را میدهد که سیستم خود قادر به مدیریت و کنترل تغییر اطلاعات و اسناد موجود است و میتوانند نگران تغییر همزمان یک سند توسط چند نفرنباشند.  .

مدیریت دسترسی
امکان تنظیم دسترسی روی هر یک از فولدرها و فایلها براساس گروه ها و کابران SharePoint امکان تنظیم دسترسی روی کل Doclib بر اساس گروه ها و کابران
SharePoint¼/p>