دریافت مستند: ۱۰ مزیت اصلی SharePoint چیست

فهرست
۱.توانمند سازی تیمهای کاری با بکارگیری ابزارهای ارتباطی قدرتمند
۲.مدیریت ساده مستندات با اطمینان کامل از یکپارچگی موجود بین انواع مستندات
۳.رابط کاربری ساده و بالا بردن سرعت در راهبری و کاربری سیستم های مبتنی بر آن
۴.امکان پیاده سازی فرایندهای کوچک و بزرگ کاری
۵.امکان ایجاد ساده و سریع محیطهای مشترک کاری
۶.کاهش ریسک و پیچیدگی در تامین امنیت داده های تجاری
۷.کنترل حرفه ای سطوح دسترسی کاربران در دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمان
۸.بهره گیری از سیستم اشتراک مستندات با امکانات پیشرفته ای چون: تحویل گرفتن و دادن فایلها، کنترل نسخه یندی، گردش کاری تائید محتوا، افزودن متا دیتا و نماهای سفارشی ،ویژگی پیشرفته سطل بازیافت امکان بازیافت سریع اطلاعات را نیز فراهم می آورد
۹.توسعه ساده سیستم ها و راه حلهای مبتنی بر آن با استفاده از ابزارهای رسمی و کمکی جهت برآورده سازی نیازهای تجاری شما
۱۰.فراهم سازی یک زیرساخت پیشرفته  و سودمند تحت وب برای پیاده سازی سایر سیستمهای اطلاعاتی درون و برون سازمانی

 ۱-توانمند سازی تیمهای کاری با بکارگیری ابزارهای ارتباطی قدرتمند
در مدیریت تیمهای کاری و بهبود بهره وری آنها دغدغه اصلی، ارتباط  و هماهنگی ساده بین اعضای تیم، صرفه جویی در منابع و جلوگیری از هدر رفتن آن و در نهایت تضمین رسیدن به هدف نهایی است.
ابزارهایی که SharePoint به یک تیم کاری ارائه می کند عبارتند از:
 •ایجاد و مدیریت محیط های کاری و تقویم های اختصاصی و مشترک
 •به اشتراک گذاری مستندات بین تیمی (با امکانات ویژه ای که در مقالات قبلی به آنها اشاره شد)
 •دریافت اعلان از تغییر یا بروزرسانی محتوای سیستم  از طریق ویژگی های ارتباطی شیرپوینت
 •ایجاد و مدیریت ساده وبلاگ و ویکی جهت به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین اعضای تیم (و در مقیاس گسترده تر کل وب)
 •و فراهم آوردن بستر پیمایش Offline اطلاعات

۲-مدیریت ساده مستندات
امکانات و ویژگی های پیشرفته مدیریت مستندات به کاربران SharePoint امکان می دهد:
 •مستندات را با کنترل نسخه بندی نگهداری و بروزرسانی کنند.
 •مستندات را برای سایرین پس از اخذ تائید قابل دستیابی کنند.
 •به سادگی روی متا دیتا و محتوای مستندات خود جستجو کنند.
 •مستندات خود را به سادگی در نماهای متنوع دسته بندی کنند.
 •گردش کاری دلخواه خود یا درخور کار خود را روی آن پیاده سازی کنند.
 •مستندات را با حفظ امنیت کامل در مقیاس آیتم (مورد) نگهداری و به اشتراک گذارند.
 •نسخه های مختلفی از یک فایل را نگهداری و در مواقع ضروری آنها را بازیابی کنند.
 •انواع داده ای مختلف را در یک مخزن مستندات سازماندهی کنند

 ۳-رابط کاربری ساده و بالا بردن سرعت در راهبری و کاربری سیستم های مبتنی بر آن
سادگی رابط کاربری در SharePoint نسخه ۳ به کاربران امکان پیمایش سریع و ساده سیستمهای مبتنی بر این زیر ساخت را میدهد.
مدیریت پیشرفته و ساده منو ها، نما ها، نوارهای دسترسی، پوسته ها و الگو ها امکاناتی است که در SharePoint نیز مانند سایر سیستم های مشابه مدیریت محتوی پیش بینی شده است.
رابط کاربری مناسب جهت برقراری ارتباط سریع و آسان با سایر محصولات ماکروسافت نظیر آفیس (MS Office 2003-2007) از ویژگی های این سیستم است
رابط کاربری ساده اما جذاب شیرپوینت آموزش و فرهنگ سازی سیستم های مبتنی بر SharePoint را نیز ساده و جذاب میسازد بطوریکه علیرغم انتظار مدیران IT ، مدیران سازمانی که در مقابل سیستمهای اطلاعاتی به صورت پیش فرض مقاومت می کنند به قابلیتهای SharePoint و رابط کاربری منحصر به فرد آن معترفند و به ترویج آن نیز کمک میکنند.سفارشی سازی صفحات بدون رعایت قالب های متداول از جذابیتهای ویژه این سیستم به شمار می آید.
در آینده به نمونه های اجرا شده خواهم پرداخت.

۴-امکان پیاده سازی فرایندهای کوچک و بزرگ کاری
چالش اصلی در پیاده سازی فرایندهای کاری در مجموعه های بزرگ و کوچک متفاوت است.
مجموعه های کوچک منابع کم در اختیار دارند…مجموعه های بزرگ فرصت زیادی ندارند…معمولا مجموعه های بزرگ یک یا چند بار با تهدید تعطیل شدن پروژه های IT بزرگ خود به دلیل طولانی و فرسایشی شدن مواجه شده اند.شناسایی و تحلیل نیازها،برآورد و تهیه پیشنهاد و …همه زمان بر و قطعا  هزینه بر هستند.برای اینکه هزینه ها کاهش یابند معمولا این مراحل دست کم گرفته میشوند و نیازها به جزء شناخته نشده و نتیجتا محدوده پروژه بسته نمیشود.
در پیاده سازی پروژه هم تهدیداتی به عامل قبلی کمک می کند:
 •تغییر نا بهنگام (و تلخ) در سطوع مدیریتی سازمانها
 •تغییر استراتژی سازمان
 •تغییر ارکان سازمان (فاجعه اما تجربه شده)
 •کمبود منابع
 •سایر عوامل ناشناخته …
برایند همه این تهدیدات منجر به تعطیلی پروژه و دید منفی مدیران ارشد سازمان ها به سرمایه گذاری در طرح های اساسی IT میشود. و هنگامیکه مجموعه ای دم از ارائه یک نسخه عمومی یا یک راه حل کلی برای همه مسائل سازمانی می زند با دید منفی و مقاومت جدی رویرو خواهد شد.
 •زمان طولانی پروژه
 •منابع انسانی مورد نیاز
 •منابع مالی اصلی و سربار
 •ترس از عدم امکان توسعه در آینده
 •ترس از عدم ارائه خدمات پشتیبانی مناسب
 •ترس از مجهز نبودن پیمانکار به ابزارهای مناسب ( انسانی و نرم افزاری)
همه و همه باعث شده تا مدیران آینده نگر سازمانها بجای تجربه آزموده های قبلی روی به استفاده از راه حل های نوین تر برای گرد آوری و سازماندهی اطلاعات خود آورده و تیم های کار خود را بجای نگهداری سیستم های پیچیده درگیر توسعه سیستمهایی نظیر پرتالها نمایند.
بدون شک پرتالها تمام نیازهای یک سازمان بزرگ را پوشش نخواهد داد ، اما از بسیاری از موارد مذکور جلوگیری نموده و باعث شکوفایی اطلاعاتی سازمان خواهد شد.
ویژگی های SharePoint میتواند نگرانی سازمانها را در مدیریت و سازماندهی پروژه ها کاهش دهد.
توصیه من به شما مدیر محترم IT این است که:
 •فرآیند های کاری خود را ابتدا اصلاح و بهینه کنید سپس مکانیزه
 •SharePoint را جایگزین سیستمهای اطلاعاتی پیچیده خود نکنید
 •تا جای ممکن از توسعه پیچیده سیستم خودداری کنید
 •حداقلهای پیشنهادی زیر ساخت سخت افزاری را رعایت کنید
 •هرگز شیرپوینت را به عنوان یک CMS معرفی نکنید
 • ابتدا SharePoint را بعنوان زیرساخت نرم افزاری  در سازمان خود ترویج دهید سپس سعی به بسط آن به سایر زیر سیستم ها نمائید (معدودند مدیران ارشدی که حاضرند روی چند جلسه نمایش ریسک  سرمایه گذاری روی پروژه بزرگ را بپذبرند.)
 • SharePoint قادر است نیازهای پیچیده شما را پوشش دهد اما قدم به قدم و آهسته حرکت کنید.
در ادامه مطالب به سایر مزیت های SharePoint اشاره خواهم کرد

۵-امکان ایجاد ساده و سریع محیطهای مشترک کاری
SharePoint به مدیران IT این امکان  را میدهد که محیطهای کاری و ارتباطی را با کمترین هزینه و زمان (جهت طراحی و پیاده سازی و پیکره بندی) ایجاد و مدیریت کنند. برای پیاده سازی یک نیاز ساده اطلاعاتی توسط زیرساخت SharePoint نیازی به ابزارهای پیشرفته نظیر MS Visual Studio نیست. برای پباده سازی گردشهای کاری (حتی بعضا پیچیده) نیازی به داشتن تخصص برنامه نویسی نیست
 •محیط مدیریتی متمرکز
 •یکسانی در مدیریت لایه های مختلف مجموعه های سایتی(Sites and Site Collections)
 •در دسترس بودن منابع آموزشی متنوع در لایه های مخلتف
از عوامل سادگی راهبری سیستم های مبتنی بر SharePoint است.

۶-کاهش ریسک و پیچیدگی در تامین امنیت داده های تجاری
از مهمترین ارکان سیستمهای ساده و پیچیده اطلاعاتی تامین امنیت اطلاعات در سطوح مختلف است.سازماندهی اطلاعات بدون تامین امنیت،نه تنها کمکی به سازمان نمیکند بلکه تهدید را نیز تقویت خواهد کرد.بنابراین تضمین امنیت اطلاعات در همه  لایه ها از اصلی ترین ارکان به شمار می رود.تامین امنیت اطلاعات بدور از پیچیدگی های طراحی و پیاده سازی و بدور از اتلاف منابع مالی در مدیریت و پشتیبانی، هنر شیرپوینت است

۷-کنترل حرفه ای سطوح دسترسی کاربران در دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمان
مدیریت دسترسی کاربران به منابع اطلاعاتی یک سازمان در مقیاس مورد (Item) قدرت مانور توسعه دهندگان را برای پیاده سازی پیشرفته ترین زیر سیستم ها با استفاده از Document Library ، لیست ها و سایتها در SharePoint فراهم می آورد.
دسترسی موروثی در سایت ها و محتویات آنها و قابلیت مدیریت غیر موروثی هر محتوی در مقیاس مورد ،امکان مدیریت شگفت انگیز امنیت محتوا را فراهم می آورد.

۸-بهره گیری از سیستم اشتراک مستندات با امکانات پیشرفته
امکانات پیشرفته ای چون:
 •تحویل گرفتن و تحویل دادن فایلها
 •کنترل نسخه یندی
 •گردش کاری تائید محتوا
 •افزودن متا دیتا به مستندات بارگزاری شده
 •نماهای سفارشی با انواع دسته بندی و فیلتر
 •جستجو روی متادیتا و محتوای مستندات
 •امکان دسته بندی مستندات مرتبط در فولدرها
 •امکان مدیریت دسترسی روی هر فولدر و فایل
 •امکان جابجایی مستندات با ابزار Explorer
 •امکان نمایش مستندات بصورت وب پارت های سفارشی در هر صفخه از سایت
 •بهره گیری از ابزار بسیار کاربردی سطل بازیافت اطلاعات
این امکانات اغلب مدیران IT را وادار به انتخاب SharePoint میکند

۹-توسعه ساده سیستم ها و راه حلهای مبتنی بر آن با استفاده از ابزارهای رسمی و کمکی جهت برآورده سازی نیازهای تجاری شما
یکی از دغدغه های اصلی و بجای مدیران ارشد سازمانها قابل توسعه بودن سیستمها است.
“توجه کنید”
شما به عنوان یک مدیر سازمانی، زمانی به یک سیستم تکیه میکنید که علاوه بر دارا بودن یکسری ویژگی های فنی و رعایت استاندارد های کلاسیک از انعطاف آن در مقابل تغییرات و توسعه اطمینان حاصل کنید.سیستم های بسته و غیر منعطف در جریان یک تغییر اساسی یا توسعه کمی و کیفی به سرعت از بین میروند یا فراموش می شوند.
بیاد داشته باشید که یکی از بزرگ ترین مزیت های SharePoint قابلیت توسعه سیستمهای مبتنی بر آن است.برای این توسعه گاهی به ابزارهای کمکی نیاز خواهید داشت و گاهی خیر. معمولا توسعه سیستمهای ساده مبتنی بر SharePoint با حداقل منابع امکانپذیر است.توصیه میکنم زیاد نگران این قسمت نباشید.

۱۰-فراهم سازی یک زیرساخت پیشرفته  و سودمند تحت وب برای پیاده سازی سایر سیستمهای اطلاعاتی درون و برون سازمانی
حتما با من موافق هستید که تب سیستم های مبتنی بر فناوری وب در سازمانهای ایرانی به اوج خود رسیده است
همه مدیران به این نتیجه رسیده اند که راه حل های سنتی ارتباطات درون سازمانی جوابگوی نیازهای آنها نیست و شاید برخی بدنبال فناوری های پیشرفته تر برای تجهیز مجموعه خود جهت پوشش کامل نیاز های اطلاعاتی خود هستند.
یک مثال:
شاید در یک سازمان کوچک (ابعاد ۱-۱۰نفر) ارتباطات اطلاعاتی با ابزاری مانند USB Disk ها امکانپذیر باشد.ولی در ابعاد کمی بزرگتر نیاز به یک سرویس دهنده پست الکترونیکی (Email Server) انکار ناپذیر است.شاید هم استفاده از یک سرویس دهنده مستندات (File Server) در کنار آن مناسب تر باشد.
اما در یک سازمان بزرگ با زیر مجموعه ها و بخشهای کوچک و بزرگ مدیریت انتقال اطلاعات با این ابزارهای ساده بدون شک منجر به هرج و مرج شده و همه چیز خارج از کنترل خواهد شد.
بنابراین سیستمهایی موفق خواهند بود که :
 •اطلاعات را با یک نظام استاندارد و منعطف سازماندهی کنند
 •از فناوری های پرتابل پشتیبانی کنند
 •قابلیت تبدیل محتوای خود را به سایر ابزار های مشابه و بالعکس داشته باشند.
 •قادر باشند با سایر سیستمهای اطلاعاتی ارتباط تعریف شده داشته باشند
 •مدیریت و پشتیبانی آن ساده و کم هزینه یاشد.
 •در مقابل توسعه و تغییرات احتمالی منعطف باشد

(What is SharePoint)

مشخصات عمومی ومزایای اختصاصی
مهمترین مشخصه این سیستم این است که به مدیریت فناوری اطلاعات سازمان این امکان را می دهد تا همه وقت و انرژی خود را صرف طراحی منطقی و اصولی گردش اطلاعات نماید. چرا که جهت طراحی و توسعه کاربرد ها در این سیستم کمتر نیاز است به لایه های پایین تر همچون نوشتن کد وارد شد. مدل سازی سازمان و روند تصمیم گیری در یک سازمان دانش محور و یاد گیرنده بر اساس استاندارد های مطرح انجام شده و چگونگی بکار بردن ابزارهای داده کاوی به منظور استخراج رویکردهای تولید دانش و تصمیم گیری بهتر مطالعه و پیاده سازی شده است. سیستم مورد نظر روی بستره نرم افزاری ۲۰۰۷ SharePoint و با استفاده از تکنولوژی مدیریت جریان های کاری که در این بستره پیش بینی شده است، طراحی و پیاده سازی می شود. محیط عامل سرویس دهنده Server ۲۰۰۳ و سرویس دهنده وب IIS۶ ، پایگاه داده SQL Server ۲۰۰۵ و سکوی برنامه نویسی .Net Framework ۳.۰ می باشد. از آنجایی که WSS ۳.۰ یک محیط پرتال برای سازمان ایجاد می کند، امکانات و مزایای عمومی یک پرتال سازمانی را خواهد داشت.

 قابلیت ایجاد نماهای سفارشی و شخصی سازی برای هر کاربر
 قابلیت محلی سازی و استفاده از چندین ساعت و تاریخ به صورت همزمان
 قابلیت جستجو در همه قسمتها و داخل مستندات
 واحد مرکزی امنیت و کنترل دسترسی کاربران و گروه ها
 امکان راه اندازی و پیکر بندی چندین سرور و سرویس دهی همزمان
 قابلیت اتصال به همه قسمتها به صورت Web Service & RSS
 امکان دسترسی از طریق اینترانت، اینترنت و اکسترانت

سازگاری و ارتباط بسیار پیشرفته با مجموعه نرم افزاری Office
مهمترین مزیت استفاده از SharePoint در یک سازمان سازگاری و ارتباط بسیار پیشرفته این فناوری با مجموعه نرم افزاری Microsoft Office می باشد. این مزیت، موفقیت استفاده از سیستم های طراحی شده در سازمان را تضمین می نماید، چون کاربران عمومی در سازمان شما که نقش نهایی در استفاده از سیستم های ارایه شده توسط سازمان را بازی می کنند، به سهولت از نرم افزار Word برای مکاتبات اداری، از Excel برای گزارشات و سازماندهی اطلاعات و … استفاده می کنند. پس از بخشنامه سازمان مدیریت برای آموزش همگانی ICDL امروزه تقریبا کاربران در سازمان های مختلف برای استفاده از مجموعه نرم افزاری Office مهارت کافی را کسب نموده اند. همانگونه که از عنوان جدید SharePoint ۲۰۰۷ مشخص است، این فناوری به عنوان درگاهی برای استفاده و ارتباط با مجموعه Office مطرح شده است. همچنین امکان مشاهده مستندات Office برای کاربرانی که نرم افزار Office روی رایانه آنها نصب نمی باشد وجود دارد. با استفاده از این امکان و راه اندازی سروری به این منظور، کاربرانی که نرم افزار Office روی رایانه آنها نصب نیست، می توانند محتویات مستندات و نامه ها را به صورت HTML مشاهده کنند.
سازگاری و یکپارچگی با دیگر زیر سیستم ها و نرم افزارهای سازمان
به دلیل استفاده از زیرساخت مناسب و فناوری پرتال، امکان تهیه زیر سیستم های دیگر سازمان، همچنین امکان استفاده از دیگر نرم افزارهای موجود سازمان به صورت اجزایی در داخل پرتال وجود دارد. با استفاده از این تکنولوژی کاربران می توانند از پرتال سازمانی به عنوان مکان واحدی برای استفاده از دیگر سیستم ها به صورت متمرکز استفاده نمایند.
مدیریت اطلاع رسانی سازمان
نرم افزارها و کاربردهایی که با استفاده از زیرساخت SharePoint طراحی و پیاده سازی می شوند، فرایند ارتباط و اطلاع رسانی به کاربران را به خوبی ایجاد می کنند. با استفاده از این امکان کلیه قسمتهای سیستم امکان اطلاع رسانی به کاربران در موارد گوناگونی چون: افزودن یک نامه جدید به کارتابل، تغییر یک جلسه عمومی، ارجاع یک کار و … را به صورت پست الکترونیکی دارد. به عنوان مثال اگر مدیر یک بخش بازبینی و کنترل فعالیت های کارکنان بخش خود را از طریق پرتال سازمان با تاخیر دنبال می کند، می تواند مشخص کند که موارد مهم به صورت نامه های روزانه، هفتگی یا ماهانه برای او ارسال شود.
امنیت
شناخته ترین فناوری برای تضمین امنیت برای تبادل اطلاعات، امضای الکترونیکی مستندات و اطمینان از صحت محتویات، فناوری PKI می باشد. این فناوری در حد استانداردهای جهانی پذیرفته شده است و تقریبا همه بانکها و مراکز تجاری از آن برای پرداخت های الکترونیکی استفاده می کنند. فناوری SharePoint به صورت کاملا زیربنایی از این فناوری استفاده می کند. پیاده سازی فناوری PKI و استفاده از آن در سیستم های نرم افزاری تحت SharePoint، برقراری ارتباط SSL ، امضای الکترونیکی نامه ها و راه اندازی CA از تجارب عملیاتی ما در سازمانهای مختلف می باشد.
فناوری های امنیتی دیگری که توسط SharePoint پشتیبانی می شوند عبارتند از:
 تعریف سطوح مختلف امنیت با معماری بسیار پیشرفته برای تعریف کاربران و گروه ها
 قابلیت ارتباط با Anti Virus سازمان به منظور کنترل فایل ها هنگام بارگزاری یا بارگیری آنها
 قابلیت راه اندازی در محیط بی سیم با پرتکل امنیتی ۸۰۲.۱x
 قابلیت بکارگیری از فناوری های پیشرفته ای چون: کارت هوشمند، اثر انگشت و …
 مدیریت حقوق دسترسی به اطلاعات برای مستندات
مقیاس پذیری و قابلیت توسعه
معماری توسعه پذیر و قابلیت تقسیم بار در زیر ساخت نرم افزاری SharePoint به خوبی حمایت می شود. استفاده از سیستم می تواند از نصب روی یک سرور شروع شود و همزمان با گسترش استفاده کاربران و بالا رفتن حجم اطلاعات، زیر ساخت نرم افزار می تواند روی یک پارک سرور بزرگ گسترده شود. توسعه سیستم در شرایط زیر انجام می شود.
 با افزایش حجم اطلاعات و استفاده کاربران، سرور پایگاه داده از سرویس دهنده وب مستقل می شود

 با افزایش حجم دسترسی کاربران، برای پاسخگویی مناسب تر، تعداد سرویس دهندگان وب افزایش خواهند یافت

 با افزایش بیشتر حجم داده های ذخیره شده، سرور های بیشتری برای پایگاه داده اختصاص داده می شود و ذخیره سازی اطلاعات به منظور سرعت دسترسی و قابلیت بازیابی اطلاعات بین سرور های پایگاه داده تقسیم خواهد شد.

 با افزایش حجم داده ها، و تعداد کاربران، سرور های مجزایی برای ایندکس سازی و جستجوی اطلاعات در نظر گرفته می شود. تصویر زیر یک پارک سرور وسیع با سرور های موازی برای سرویس دهی وب، سرور های اختصاصی برای جستجو، و سرور های همزمان برای ذخیره سازی حجم وسیعی از اطلاعات را نشان می دهد.

استفاده از زیر ساخت مدیریت جریان‌های کاری در ویندوز
فناوری SharePoint ۲۰۰۷ از یک Workflow Engine بسیار جامع که در .Net Framework ۳ ارایه شده است استفاده می‌کند. این فناوری به صورت یکپارچه در Windows Vista و Office ۲۰۰۷ نیز پشتیبانی می‌شود. بنابراین ما از یک فناوری مدیریت گردش کار سازگار در محیط رومیزی کارمندان بهره می گیریم. محتویات ذخیره شده در لیست‌های SharePoint شامل مستندات و فرم‌های اداری توسط این فناوری در داخل سازمان به گردش در خواهند آمد. گردش جریان های کاری به صورت سری یا موازی که تقریبا کلیه فرایند های سازمانی را شامل می شوند، در این محیط قابل اجرا می‌باشد . فرایند هایی چون: مکاتبات اداری، تایید و انتشار محتویات وب، مسیریابی مستندات و امضای دیجیتال آنها، رویه ارجاع و پیجویی کارها، مرخصی کارکنان، سفارش فروش، درخواست خدمات و کالا و … در این محیط قابل پیاده سازی می باشد.
مدیریت پیشرفته مستندات
یکی از برترین امکانات SharePoint و در واقع نخستین کاربرد این فناوری مدیریت مستندات، کارگروهی و دسترسی مشترک به مستندات می باشد. بنابراین محیطی بسیار مناسب برای پیاده سازی سیستم های بایگانی و نگهداری اطلاعات الکترونیکی با مقیاس بسیار وسیع، می باشد. برخی توانایی های اولیه مدیریت مستندات در این فناوری عبارتند از:
 دو سطح بازیافت محتویات
 نسخه برداری در دو سطح اصلی و فرعی
 قابلیت تحویل گرفتن و تحویل دادن مستندات
 امکان تعیین لایه های امنیتی در سطح مستندات و مخازن

تعریف ساختار سازمانی در قالب سایت ها و زیر سایت ها
واحدهای مختلف سازمان پس از تحلیل و بررسی شناسایی شده و در قالب سرورهای مجازی، سایتها و زیر سایتها به روش بهینه طراحی و پیاده سازی خواهد شد. سپس کاربران، مدیران و نگهدارندگان سیستم به درخت واره سازمانی اختصاص خواهند یافت. به این ترتیب علاوه بر یکپارچگی و ارتباط قسمتهای مختلف سیستم، تفکیک پذیری و مدیریت توضیعی سیستم نیز منظورخواهد شد.

لازم به توضیح است که یکی از مدرن ترین شیوه های شناخته شده پیاده سازی اینگونه سیستم ها، قابلیت S.O.S.S ( سیستم و کاربران آن بتواند به صورت هماهنگ سیستم را نظم دهی و بهینه سازی کنند ) می باشد. فناوری SharePoint در صورت شناخت صحیح و پیاده سازی مناسب، این ویژگی را برای سازمان تضمین می کند.
قابلیت پشتیبان گیری
علاوه بر امکان ذخیره سازی و بازیافت محتویات در سمت پایگاه داده که در سیستمهای دیگر رایج است، معماری بسیار مناسبی برای مدیریت و زمانبندی پشتیبان گیری در SharePoint پیش بینی شده است. شما می توانید کل پارک سرور، سرور های خاص، یک مجموعه سایت، یک سایت، یک زیر سایت و یا حتی یک لیست مشخص در یک سایت را ذخیره سازی کنید و به سرور یا سایت دیگری منتقل کنید.
نمایش وضعیت حضور و ارتباط محاوره ای
به دلیل سازگاری و ارتباط زیرساخت نرم‌افزای با Live Communication امکان مشاهده وضعیت حضور کاربران در قسمت‌های مختلف سایت وجود دارد. همچنین در صورت online بودن یک کاربر امکان برقراری تماس محاوره ای و چند رسانه ای Chat & Video Conferencing با کاربران حاضر وجود دارد. برای برقراری این ارتباط زنده نیاز به هیچ نرم‌افزار نصب شده در سمت کاربر نمی‌باشد چرا که از نرم‌افزار آماده Windows Messenger که بر روی همه ویندوزهای مورد استفاده کاربران نصب می‌باشد به این منظور استفاده می‌شود. همچنین یک Web AJAX Client در این فناوری پیش‌بینی شده است که در صورتی که سیستم کاربر غیر از ویندوز باشد یا به هر دلیل امکان اجرای پیغام گیر ویندوز وجود نداشته باشد، این AJAX Client در قالب یک صفحه وب سرویس‌دهی خواهد نمود. همچنین این فناوری قابل سفارشی‌سازی و ارتباط با دیگر کاربردهای سازمان برای محیط های تجاری و تحقیقاتی می‌باشد و نرم‌افزار رایگان Office Communicator به این منظور طراحی شده است.

• ارائه محصولات رایگان، بعضا با سورس باز
• امکان دریافت نسخه های Express محصولات پر طرفدار
• نسخه های موفق ویندوز (XP , Windows 2003)
  

باعث بازگشت دوباره امید به ذینفعان این شرکت بزرگ و صاحب نام شد.
اکنون تمرکز ماکروسافت بر پوشش کامل نیاز های نرم افزاری مشتریان خود است.در دو سال اخیر این شرکت سعی کرده مشتریانش را به سمت استفاده نکردن از ابزارهای جانبی مدیریت ، پشتیبانی و اطلاع رسانی هدایت نماید. یکی از این محصولات سیستمهای مدیریت محتوای الکترونیکی است که آخرین نسل آن تحت نام Sharepoint در نسخه های مختلف ارائه شده و با استقبال چشم گیری روبرو شده است.
 

اما چرا شیرپوینت؟

• ویژگی های Sharepoint را می توان اینگونه برشمرد:
• امکان استفاده از نسخه رایگان Sharepoint در ابعاد درون سازمانی
• یکپارچگی با کلیه محصولات شرکت مایکروسافت نظیر Office و سرویس دهنده های مرسوم
• پشتیبانی کامل از محیط چند زبانی
• سازگاری پیشرفته با نرم افزارهای Office برای تبادل داده ها
• یکپارچگی با Active Directory
• سیستم کامل ارتباط کاربران با استفاده از محصولات MS Exchange و MS Live Communication Server
• بهره گیری از MS SQL 2005 بعنوان بانک اطلاعاتی
• سادگی و یکسانی در مدیریت و کاربری پرتال برای کاربران غیر حرفه ای
• استفاده از موتور جستجوی بسیار قوی محصول ماکروسافت
• یکپارچگی با فایل سیستم قوی ویندوز برای پیاده سازی آرشیو  اسناد الکترونیکی
•  امکان ایجاد و مدیریت بسیار ساده بانکهای اطلاعاتی
• بهره گیری از موتور گردش کار بسیار قوی ویندوز محصول ماکروسافت 

و…

آیا Sharepoint مناسب نیازهای سازمان ما هست؟
کاربرد های شیرپوینت (Sharepoint) در سازمانهای ما می تواند یک یا ترکیبی از موارد زیر باشد:

• آرشیو الکترونیکی مستندات  – ساده ، امن با قابلیت شگفت انگیز جستجو در محتویات درون فایلها
• ایجاد و مدیریت بانکهای اطلاعاتی – ساده ، سریع و مطمئن
• پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی در یک محیط یکپارچه نظیر:
  1. سیستم مدیریت منابع انسانی
  2. سیستم مدیریت پروژه
  3. سیستم مدیریت آموزش
  4. سیستم مدیریت تحقیقات و پژوهش
  5. سیستم مدیریت اسناد و مکاتبات
  6. و هزاران نیاز اطلاعاتی دیگر
• پرتالهای اطلاع رسانی – مدیریت محتوای اطلاعاتی تحت وب
• محیط یکپارچه اطلاعاتی تحت وب –اینترانت

ویژگی های برتر

• قابلیت پیاده سازی گردشهای کاری روی منابع اطلاعاتی
• امکان افزودن انواع مختلف متا دیتا (Metadata) به مستندات به منظور دسته بندی و موضوع بندی اطلاعات
• نگهداری نسخه های تغییر اطلاعات و فایلها و تفاوت هر نسخه
• مدیریت دسترسی روی بانکهای اطلاعاتی، سایت ها ،لیست ها (حتی روی هر رکورد) و مخزنهای اسناد
• قابلیت جستجوی اطلاعات در سایتها لیستها و مخازن اسناد به صورت تک به تک و یکپارچه
• قابلیت کپی کردن سریع فایلها از طریق Windows Explorer
• ثبت تاریخچه تغییرات و مشخصات تغییر دهنده
• قابلیت کنترل تحویل گرفتن و تحویل دادن مستندات
• بنابراین برای پیاده سازی فرایندهای سیستمی سازمانی هیچ محدودیتی وجود نخواهد داشت

پیشنهاد
اگر هنوز در مورد پوشش کامل نیازهای سیستمی خود تردید دارید یا نیاز به بررسی بیشتری دارید با MPICO تماس بگیرید تا در جلسات حضوری نمایش سیستم و آموزش کاربرد های Sharepoint در خدمت شما باشیم.
�
�منبع : سایت رسمی شیرپوینت فارسی www.mpico.ir